Créer des process simples dans un cabinet dentaire

Par quel process commencer ?

Choisissez une situation qui provoque souvent une question, un oubli ou un aller-retour : préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur, organiser la transmission entre secrétariat et assistantes, ou retrouver les documents utiles à une réunion. Le bon premier sujet est assez petit pour être décrit sur une page.

N’essayez pas de documenter tout le cabinet en une semaine. Demandez à l’équipe : quelle tâche faut-il régulièrement réexpliquer ? Prenez ce sujet, observez comment il est réalisé et écrivez une première version ensemble.

Les six éléments d’une fiche utile

• Un titre concret : ce que la personne doit faire.
• Un responsable : qui maintient la méthode à jour, et les personnes concernées.
• Un résultat attendu : ce qui doit être obtenu à la fin.
• Un déclencheur : à quel moment utiliser cette fiche.
• Des étapes courtes, dans l’ordre, avec une image ou une vidéo si cela aide.
• Un critère de fin : comment vérifier que la tâche est terminée.

Exemple : préparer l’arrivée d’une assistante

Résultat attendu : la nouvelle assistante connaît son référent, son rôle et où trouver les méthodes du cabinet. Le process démarre lorsque sa date d’arrivée est confirmée. La coordinatrice peut en être responsable ; le dirigeant choisit le référent et les personnes concernées.

• Préparer la fiche de poste et les missions propres au cabinet.
• Choisir quelques process à découvrir en priorité.
• Préparer les accès nécessaires à son rôle.
• Présenter l’équipe, les locaux et les repères du quotidien.
• Prévoir un point avec le référent pour répondre aux premières questions.

La préparation est terminée lorsque ces éléments sont prêts et que le premier point est prévu. Cet exemple est une trame d’organisation à personnaliser, pas une procédure clinique.

Prévoir les cas « oui » et « non »

Certaines tâches comportent un choix. Écrivez la question au moment où elle se pose, puis une suite claire pour chaque réponse. Par exemple : le document nécessaire est-il disponible ? Oui : continuer à l’étape suivante. Non : demander le document à la personne désignée. Évitez de multiplier les branches si deux fiches courtes seraient plus faciles à lire.

Faire vivre la méthode dans Performia Process

Performia Process rassemble les méthodes par thématique. Vous pouvez partir d’une trame, ajouter vos étapes et vos supports, puis relier le process à une montée en compétences. Le suivi distingue la documentation de la méthode et son apprentissage par un collaborateur.

Lorsqu’une difficulté revient, corrigez la fiche à l’endroit concerné. Un court point d’équipe suffit pour décider quelle étape clarifier et qui s’en charge. Le but reste une méthode utilisée au quotidien, accessible et facile à comprendre.