Une saisie mensuelle, praticien par praticien
Désignez la personne qui rassemble les totaux et une date de mise à jour. Utilisez une colonne par praticien et une ligne par indicateur pour comparer facilement les mêmes données. Le nombre de jours travaillés donne un contexte indispensable : deux chiffres d’affaires ne se lisent pas de la même façon si les durées d’activité sont différentes.
Les indicateurs sont saisis manuellement dans Performia Process. Reprenez les totaux de vos outils habituels, sans importer de dossier ni de données identifiantes de patients.
- Chiffre d’affaires facturé et nombre de jours travaillés.
- Nombre de premières consultations.
- Montant des devis proposés, nombre de devis établis et nombre de devis acceptés.
- Nombre de patients soignés et de patients en contrôle.
- Heures d’occupation des fauteuils et nombre de rendez-vous manqués.
Deux calculs à définir clairement
Dans Performia Process, le panier moyen correspond au chiffre d’affaires facturé divisé par le nombre de patients soignés sur la période. Le taux d’acceptation affiché correspond au nombre de devis acceptés divisé par le nombre de premières consultations, multiplié par 100.
Une acceptation peut concerner une consultation d’un mois précédent. Ce rapport mensuel doit donc se lire comme un repère d’activité ; il ne décrit pas nécessairement le devenir exact d’un même groupe de patients. Gardez des règles de comptage stables pour comparer les périodes.
Une donnée absente reste N.A. ; un zéro signifie que la valeur est réellement nulle. Une division n’est pas interprétable si sa base manque ou vaut zéro.
Lire la capacité des fauteuils
La capacité mensuelle dépend du nombre de fauteuils disponibles, des heures par jour et des jours d’ouverture retenus pour le mois. Comparez cette capacité aux heures réellement renseignées par les praticiens.
Exemple illustratif : deux fauteuils disponibles neuf heures par jour, cinq jours par semaine pendant quatre semaines donnent 360 heures de capacité. Si 270 heures sont occupées, il reste 90 heures non occupées et le taux d’occupation est de 75 %. Ajustez les jours disponibles aux fermetures et absences ; ne comptez pas deux fois le même fauteuil au même moment.
Distinguer activité et trésorerie
Le chiffre d’affaires facturé décrit l’activité facturée. Les encaissements décrivent l’argent effectivement reçu. Ils ne doivent pas être confondus. Le flux de trésorerie suit les montants facturés, les encaissements et les décaissements, mois par mois.
La différence entre facturation et encaissements d’une année donne un écart sur cette période. Elle ne suffit pas à reconstituer toutes les créances encore dues si des montants proviennent d’années antérieures. Rapprochez cet indicateur de votre suivi comptable avant de l’interpréter comme un solde global.
Passer du chiffre à une action
Choisissez les indicateurs à suivre en ce moment, comparez des périodes équivalentes, puis formulez une seule priorité. Par exemple : rendre le suivi d’un projet plus régulier ou clarifier une étape du parcours d’accueil.
Dans Performia Process, la vision et les indicateurs partagés donnent les repères à l’équipe. Le dirigeant dispose également d’un espace privé pour son prévisionnel et sa trésorerie. Le tableau de bord devient utile lorsqu’une observation mène à un projet avec un responsable et une prochaine action.
Mettre ces repères en pratique
Performia Process est le logiciel d’organisation des cabinets dentaires de Performia Consulting. Vision, projets et process se retrouvent dans un même espace pour le dirigeant et son équipe.
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